1. Exploitation du site : La simplicité

Nous assurons la relation locataire sur tous les sujets : loyers, charges, techniques depuis l’entrée en contact avec le prospect jusqu’à la libération des locaux par le locataire (La plupart de nos prestations sont incluses dans un forfait, ainsi nous ne refacturons pas les frais de recherche administrative, de recherche financière sur la santé des prospects ou encore frais de timbre..).

Ci-dessous le détail des missions effectuées :

Gestion des loyers et charges

  • Quittancement des loyers et provisions sur charges récupérables.
  • Facturation d’une reddition de charges récupérables aux locataires au plus tard trois mois après la fin de chaque exercice (sauf en cas de copropriété et sauf reprise de gestion au cours de l’année).
  • Recouvrement des impayés de loyers et charges récupérables.
  • Engagement et supervision des procédures contentieuses en cas de non-paiement et ce, avec l’approbation du Mandant.
  • Mise en place et maintenance d’un système d’écriture extracomptable (journal) pour les loyers, charges récupérables et non récupérables.
  • Fourniture des informations et de toute pièce justificative pour permettre aux auditeurs des Mandants de certifier les comptes.
  • Archivage des données comptables relatives aux loyers, charges récupérables et non récupérables pendant au moins cinq ans après enregistrement.
  • Transmission au Mandant (ou à un tiers qu’il aura désigné) et conservation des informations relatives à l’encaissement et au décaissement de TVA.
  • Déclaration de TVA (optionnel).
  • Préparation du budget annuel de charges récupérables à approuver par le Mandant à chaque début d’exercice financier.

Négociation et recherche de locataires

  • Préparation et analyse des informations sur le marché locatif (mise à jour d’une étude concernant les sites concurrents).
  • Mise en place des mandats des agents commerciaux au nom et pour le compte du Mandant.
  • Tenue à jour de la documentation commerciale du site.
  • Rédaction et mise à jour des baux.
  • Correspondance avec les agents commerciaux afin de fournir les informations demandées par les prospects.
  • Négociation avec les prospects.
  • Information et demandes de validation du Mandant sur les négociations conclues et à conclure.
  • Elaboration et mise en place d’un plan d’action en accord avec le Mandant avant d’approcher les locataires en place.
  • Négociation avec les locataires.
  • Information au mandant concernant tout non-respect des baux en cours par les locataires.
  • Traitement de toutes demandes des locataires.
  • Informations du Mandant et recommandations sur les demandes de résiliation anticipées et restitution des locaux.
  • Traitement des congés reçus.
  • Négociation avec les locataires sur les frais

Voir aussi…

Gestion stratégique et commerciale

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Gestion technique

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